Cómo gestionar las reuniones bilaterales y los espacios para esas reuniones

Una de las herramientas que te ofrece Wittia es la de poder añadir un sistema de reuniones bilaterales para tu evento. ¿Para qué sirven estas reuniones? Pues son una herramienta de networking que facilitas a tus asistentes para conocer la información del resto de asistentes y poder concertar reuniones B2B o reuniones bilaterales en un espacio establecido y con un horario organizado. Por todo esto, vamos a crear nuestro espacio y después los horarios y sitios de las reuniones:

1. En la sección de Herramientas, accediendo a Añadir / Quitar Herramientas, tenemos que añadir la herramienta Reuniones.
2. Cuando ya tenemos la herramienta añadida y disponible en el menú lateral, accedemos a ella para configurar los lugares en los que se van a producir esas reuniones. Podemos crear salas, mesas o el lugar que queramos.
3. Una vez que hemos creado el lugar, nos toca crear los tiempos o fechas disponibles para las reuniones. Podemos crear los tiempos asignados a cada reunión escribiéndolos en el lugar de la hora donde establecerás la hora de inicio de la reunión. Al añadir la siguiente reunión, eso figurará como el espacio de tiempo disponible para esa reunión.
4. Una vez que tengamos todos los tiempos asociados a las reuniones disponibles del primer espacio (sala o mesa), pasamos a crear el resto de espacios de la misma manera, ¡qué pereza! No te preocupes, tenemos un truco escondido bajo la manga… Una vez que hayas creado uno de los espacios, haciendo clic en el icono de los dos recuadros, podrás hacer una copia exacta y después cambiarle el nombre. ¿A que suena bien?
5. Ya tenemos los espacios y las reuniones creadas. Lo que tenemos que hacer ahora es publicar el evento para que la gente pueda empezar a apuntarse. ¿Y cómo controlo la gestión de esos espacios? Pues en el menú lateral de la herramienta de Reuniones, la opción “Agenda” te mostrará espacio por espacio las reuniones ya agendadas y desde aquí podrás exportarlas en CSV o Excel, al igual que las reuniones que no se han confirmado por las dos partes.
6. En este tipo de eventos, la gente siempre espera al último momento para inscribirse y apuntarse a las reuniones. Por ello, hemos creado otra herramienta específica que se llama “Notificaciones”. Dentro de esta opción tienes dos notificaciones que mandar a tus asistentes: a los que tienen reuniones pendientes de notificar y a los que no tienen todavía reuniones solicitadas. Con esto puedes ayudar a incitar a los asistentes a que ingresen en tu evento para potenciar el número de reuniones creadas para ese día.

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